ระบบ Payroll คือระบบบัญชีเงินเดือนที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับงาน HR เป็นอย่างมาก ทำให้การคำนวณเงินเดือนมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น และช่วยให้เรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้โดยใช้เวลาไม่นาน ทั้งนี้ การใช้งานระบบดังกล่าวต้องสอดคล้องกับกฎหมายแรงงาน เนื่องจากค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เป็นค่าแรงของพนักงานมีความเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงาน ซึ่งเป็นข้อกำหนดที่ HR มืออาชีพควรรู้
ระบบ Payroll เกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานอย่างไรบ้าง
ระบบ Payroll เกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานในด้านต่าง ๆ ดังนี้
- อัตราค่าแรงขั้นต่ำ องค์กรหรือบริษัทต้องจ่ายค่าจ้างโดยห้ามต่ำกว่าอัตราค่าแรงขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนด
- ประกันสังคม พนักงานต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคม เพื่อหักเงินสมทบให้ถูกต้องและตรงเวลา เอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ สปส. 1-10 และ สปส. 1-03
- การหักภาษี ณ ที่จ่าย องค์กรหรือบริษัทต้องยื่นข้อมูลเงินเดือนกับกรมสรรพากร เพื่อการหักภาษีอย่างถูกต้อง เอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ภ.ง.ด. 1 และ 50 ทวิ
- สิทธิการลาของพนักงาน กฎหมายกำหนดรายละเอียดว่า การลาแต่ละประเภท ‘ได้รับค่าจ้าง’ หรือ ‘ไม่รับค่าจ้าง’ และมีเงื่อนไขอย่างไร
จะใช้ระบบ Payroll อย่างไร ให้ตามทันกฎหมายแรงงาน
เนื่องจากกฎหมายแรงงานอาจมีการปรับเปลี่ยนบ่อยครั้ง ระบบ Payroll ที่อาศัยการคำนวณข้อมูลที่ซับซ้อนจำนวนมากจึงต้องตามให้ทันกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงอัตราประกันสังคม อัตราการหักภาษี หรือการอัพเดตสิทธิต่าง ๆ ของแรงงาน ซึ่งวิธีที่จะช่วยให้ระบบการจ่ายเงินเดือนเป็นไปตามกฎหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีดังนี้
เลือกระบบ Payroll ที่เชื่อมโยงกับฐานข้อมูลกฎหมายแรงงาน
ระบบบัญชีเงินเดือนที่เชื่อมโยงกับฐานข้อมูลของกฎหมาย จะช่วยปรับข้อมูลและอัตราการคำนวณต่าง ๆ ให้เป็นปัจจุบัน โดยไม่ต้องแก้สูตรการคำนวณด้วยตัวเอง ซึ่งใช้เวลานาน ช่วยลดความเสี่ยงในการละเมิดข้อกฎหมายแรงงานโดยไม่ได้เจตนา ทั้งนี้ เมื่อองค์กรหรือบริษัทรับทราบว่ามีการปรับเปลี่ยนอัตราใด ๆ ก็ตาม ควรแจ้งพนักงานอย่างละเอียดเพื่อความโปร่งใส ตรวจสอบได้
ใช้ระบบที่รองรับไฟล์ที่ใช้ส่งหน่วยงานรัฐ
องค์กรหรือบริษัทควรเตรียมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐานที่ถูกต้อง เพื่อส่งให้หน่วยงานภาครัฐดำเนินการด้านกฎหมายต่อไป โดยเฉพาะกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม การเลือกใช้ระบบ Payroll ที่รองรับไฟล์มาตรฐานสำหรับส่งให้หน่วยงานภาครัฐ จะช่วยส่งข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขไฟล์เอกสาร
ดำเนินการให้ถูกต้องและตรงเวลา
กำหนดเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจ่ายเงินเดือนพนักงาน เพราะเป็นทั้งแรงจูงใจในการดำเนินงาน และเป็นวิธีดำเนินการตามกฎหมายอย่างถูกต้อง ระบบบัญชีออนไลน์ที่พนักงานมีส่วนร่วม เช่น การลงเวลา การขอโอที การอนุมัติวันลาผ่านแอปพลิเคชัน เป็นต้น ต้องมีข้อกำหนดเรื่องเวลาดำเนินการและข้อมูลต่าง ๆ ที่ HR และพนักงานเข้าใจตรงกัน เพื่อให้การคำนวณและดำเนินการด้านกฎหมายต่าง ๆ ตรงตามเวลา เป็นผลดีต่อทั้งพนักงานและองค์กร
ระบบ Payroll ที่มีประสิทธิภาพเป็นผลดีกับทุกฝ่าย ไม่ใช่เฉพาะ HR ฝ่ายเดียว เพราะเป็นระบบที่โปร่งใส ตรวจสอบย้อนหลังได้ พนักงานติดตามและตรวจสอบข้อมูลได้ด้วยตนเอง หน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานสามารถรับรองความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร และยังป้องกันปัญหาด้านกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นภายหลังได้อีกด้วย
